Warum sich Excel & Co nur bedingt zur Projektsteuerung eignen

Jörg Steiss über weitverbreitete, aber ineffiziente Vorgehensweisen und was man besser machen kann

Jeder kennt das: Es gilt schnell ein kleines Projekt, etwa einen Workshop, eine Kampagne o. ä., vorzubereiten. Da wird nicht lange recherchiert, sondern die Aufgaben werden einfach mittels der vorhandenen Softwarewerkzeuge umgesetzt. Dieser Weg ist aber nicht immer sinnvoll und erfolgreich – dabei ist es so einfach und kostengünstig, attraktive Alternativen zu nutzen.

Herr Steiss, Sie behaupten, im Projektmanagement würden viel zu viele ungeeignete Tools zum Einsatz kommen. Was meinen Sie damit?

Steiss: In den Unternehmen gibt es zahlreiche Projekte, sogenannte Business-Projekte, die von Mitarbeitern geplant und durchgeführt werden, die weder ausgebildete Projektleiter sind, noch entsprechende Systeme zur Verfügung haben. PM-Software wie MS Project oder Oracle Primavera sind dafür viel zu mächtig. Wir sprechen bei Business-Projekten von kleineren bis mittleren Projekten, wie eine Event-Planung im Marketing, eine Produkt-Einführung, eine System-Migration in der IT, eine Forecast-Planung im Vertrieb oder ein neues Weiterbildungsprogramm in der Personalabteilung. In diesen Fällen greifen Mitarbeiter häufig auf Werkzeuge zurück, die sie schon kennen: Meeting-Protokolle werden in Word geschrieben und per Outlook verschickt, Notizen aus Brainstorming-Sitzungen werden abfotografiert und als Bilder auf dem File Server abgelegt und die Aufgabenplanung wird durch bunte Zeilen und Spalten in Excel abgebildet. Für die Mitarbeiter sind das naheliegende Lösungen, aber sie sind letztendlich für das Projektmanagement umständlich und ungeeignet, weil sie ja nicht wirklich dafür gedacht sind.

Aber gerade Excel scheint mir doch recht übersichtlich zu sein, wenn ich beispielsweise Tage und Wochen als Spalten anlege und die einzelnen Aufgaben in farbigen Zeilen markiere.

Steiss: Eine Gantt-Darstellung ist eine klassische Projektübersicht in zeitlicher Abfolge und Abhängigkeit. Und wer kein Gantt-Werkzeug zur Hand hat, kann vieles über Excel abbilden. Ein statischer Projektplan könnte in Excel ganz ähnlich aussehen, aber die Realität verlangt mindestens zwei wichtige Möglichkeiten: Flexible Änderungen und ergänzende Informationen.

Was heißt das genau?

Steiss: Zunächst zu den flexiblen Änderungen: In der Praxis läuft doch nicht immer alles nach Plan. Man muss schnell reagieren und korrigieren können, um trotzdem die definierten Ziele zu erreichen und ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Krankheitsfälle, Verzögerungen, neue Ideen, ergänzende Anforderungen von Partnern oder Kunden, all dies führt zu notwendigen Anpassungen. Das heißt eben auch, dass man ein Tool verwenden sollte, das schnell und einfach Änderungen erlaubt und dann aber auch neu entstandene Konflikte aufzeigt. Hier kommen Werkzeuge, die nicht für Projektmanagement bestimmt und entwickelt sind, schnell an ihre Grenzen. Manuelle Änderungen in Excel sind umständlich und automatische Neuberechnungen würden das Programmieren durch einen Excel-Profi erfordern.

Die zweite große Herausforderung ist die Zugänglichkeit zu den Informationen, die für die einzelnen Aufgaben notwendig sind. Zur Aufgabe „Angebot einholen“ gehören die entsprechenden Angebote; zur Aufgabe „Infoblatt erstellen“ gehören Produktbilder und ein erster Textentwurf, usw. D.h. es gibt im Kontext eines Projektes und der einzelnen Aufgaben immer zahlreiche Informationen, Dokumente, E-Mails usw., die irgendwo im Unternehmen, auf externen Webseiten oder in persönlichen Mail-Boxen liegen und anderen zugänglich gemacht werden sollen. Idealerweise sind sie direkt mit der Aufgabe verbunden, so dass ein Mausklick genügt, um die Informationen parat zu haben. Auch hier scheitern Tools, die nicht dafür geschaffen sind.

Wenn ich Sie richtig verstehe, geht es also im Wesentlichen um Übersichtlichkeit, Zeitersparnis und schnelle Verfügbarkeit. Das sind natürlich schlagende Argumente. Wie sieht es mit der Erfolgskontrolle aus?

Steiss: Status- und Erfolgskontrolle sind eine wichtige Voraussetzung, um sicher zu stellen, dass ein Projekt nach Plan läuft. Hier kommen häufig Checklisten zum Einsatz, die im Einzelfall zwar ihren Zweck erfüllen, aber in der Regel leider keine Abhängigkeiten und Konsequenzen abbilden.

Wie sieht denn dann Ihre Lösung aus, um alle von Ihnen erwähnten Aspekte zu erfüllen?

Steiss: Für wirkliche Großprojekte wie den Bau eines Flughafens braucht man professionelle Projektmanager und ein klassisches Projektmanagement- und Portfolio-System. Nichtsdestotrotz ist es auch hier wichtig für die kreative Planungsphase, kleinere Teilprojekte und beispielsweise Meeting-Protokolle dynamische Werkzeuge zu haben, denn die großen Systeme sind meist wenig flexibel und gehen auch nicht immer in die entsprechende Detailebene, die es für die Durchführung einzelner Aufgaben braucht.

In Ergänzung zu den großen Systemen und für die anfangs erwähnten Business-Projekte würde ich natürlich immer MindManager wählen. Das ist ein intuitives Software-Tool, das durch die visuelle Darstellung in sogenannten Mindmaps und die einfache Handhabung für jeden schnell einsetzbar ist. Mit MindManager können Sie Informationen sammeln und strukturieren sowie jederzeit Änderungen vornehmen. Durch Hyperlinks und zahlreiche Integrationsmöglichkeiten lassen sich auch verteilte Informationen in den jeweiligen Projekt-Kontext einbinden. Funktionen wie beispielsweise die Budgetkalkulation oder eine Gantt-Ansicht sind gerade darauf abgestimmt, von weniger erfahrenen Projektleitern schnell und einfach eingesetzt zu werden. Die einfache Aufgabenverteilung und-kontrolle liefert jederzeit auf einen Blick den aktuellen Status aller Aufgaben. MindManager schließt sozusagen die Lücke zwischen den großen PM-Systemen und den Office-Werkzeugen, um gerade auch in kleineren und mittleren Projekten erfolgreich zu sein.

Interview mit Jörg Steiss, Regional VP DACH, Nordics & Eastern Europe bei Mindjet GmbH

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Sie wissen es schon lange – Wissen macht stark!

Visuelle Wissensarbeit – ein kostenloses Whitepaper

Viele von uns verbringen einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Verarbeitung von Informationen und Wissen und leider auch mit der Suche danach. Heute müssen Sie nicht suchen, denn wir teilen unser Wissen mit Ihnen: Unsere Fachautoren haben ein Whitepaper zum Thema „Wissensarbeit im Arbeitsalltag – intuitiv und visuell mit MindManager“ erstellt.
Mithilfe der Mindmapping Software MindManager werden sogenannte Wissenslandkarten erstellt, die nicht nur das Erfassen von Informationen erleichtern, sondern vor allem das Finden und Weitergeben von Wissen in der täglichen Zusammenarbeit optimieren.
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Drei Möglichkeiten zur Generierung bahnbrechender Innovationen

frei zusammengefasst nach Doug Collins

Die richtige Formulierung

Eine wichtige Voraussetzung zur Innovationsgewinnung stellt schon die Formulierung der Fragestellung dar. Drängt man den Befragten durch die Fragestellung bereits in eine bestimmte Richtung, so nimmt man ihm den Freiraum für eigene Ideen. Deshalb ist es wichtig, die Frage nach Anregungen und Innovationen möglichst offen zu stellen. Dies fördert die Kreativität und Eigeninitiative der Mitarbeiter und somit auch die Entstehung bahnbrechender Innovationen.

Eigenständige Beiträge Einzelner

Die Denkweisen eines jeden Menschen werden – bewusst und unterbewusst – von dessen Umwelt beeinflusst. Bezogen auf den Innovationsentstehungsprozess in einem Unternehmen bedeutet das, dass die Ideen eines einzelnen Mitarbeiters maßgeblich von denen der Kollegen beeinflusst werden. Um individuelle Ideen zu fördern muss deshalb sichergestellt werden, dass jeder einen eigenständigen Beitrag zum Innovationsprozess leisten kann. Dabei reicht es schon aus, wenn den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, ihre Vorschläge unvoreingenommen auf Papier zu bringen. Anschließend werden die gesammelten Ideen aller Mitarbeiter dann untereinander kommuniziert und diskutiert.

Vielfalt

Befragt man Personen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, so wird man eine große Vielfalt an Ideen und Vorschlägen bekommen. Deshalb ist es sinnvoll, bei der Innovationsgewinnung eine möglichst breit gefächerte Gruppe an Personen mit einzubeziehen.
Durch Berücksichtigung dieser Handlungsempfehlungen kann die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter optimal genutzt und Innovationen bestmöglich gefördert werden.

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Einführung in das Projektmanagement mit MindManager

Handbuch zum Download

Der Erfolg eines Projekts hängt nicht nur vom effizienten Informationsmanagement, sondern auch von der effizienten Koordination der Ressourcen und Zeitpläne ab.

MindManager ist eine business-relevante Mindmapping-Software für die Darstellung komplexer Informationen in einem übersichtlichen, visuellen Format, den sogenannten Mindmaps.
MindManager unterstützt Sie mit seiner vielseitigen Funktionspalette in jeder Phase eines Projekts: so bei der Ermittlung von Zielen und Abhängigkeiten in der ersten Planungsphase, der Überprüfung von Anforderungen und der Priorisierung, der Zusammenstellung aller projektrelevanter Informationen und der Analyse von Rechercheergebnissen, bei der Erstellung genauer Zeit- und Projektstrukturpläne sowie der Aufgabenplanung in Meetings sowie der Prüfung des Umsetzungsstatus.

Unser Handbuch zum Thema Projektmanagement zeigt Ihnen, wie Sie MindManager optimal für das Projektmanagement einsetzen. Lernen Sie die Funktionen und Vorzüge von Mindmaps kennen!

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Interview zu PRINCE2 und MindManager

Einer der häufigsten Einsatzbereiche von MindManager ist das Projektmanagement. Angefangen von einer ersten Ideensammlung und individuellen Aufgabenlisten, persönlichen Projektplänen und Meeting-Dokumentationen in Mindmapping-Format, bis hin zur Nutzung als zentrales Arbeitstools in Business-Projekten. Mindmaps werden teamübergreifend eingesetzt und unterstützen unterschiedliche Projektmanagement-Methoden.

Heute fragen wir Holger Franke, zertifizierter PRINCE2-Experte bei Q-Stage nach seinen Einschätzungen und Erfahrungen mit MindManager:

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Mindjet Infografik: Mindmapping = Zeitersparnis ohne Kopfzerbrechen

So sehen es die Innovatoren dieser Welt – von Leonardo da Vinci bis zu David Allen, dem Verfasser von „Getting Things done“. Sie sind Verfechter dieser kreativen Methode, auch wenn diese zu Leonardos Zeiten noch nicht so bezeichnet wurde.

Mit Mindmapping lassen sich nicht nur Motivation und Kreativität steigern, sondern auch die Arbeitsleistung. Welche Vorteile diese Vorgehensweise sonst noch mit sich bringt und wie sie funktioniert, hat Mindjet übersichtlich in der beigefügten Infografik zusammengestellt.

Sehen Sie hier.

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Im Auftrag der Bildung – MindManager für Traineeprogramme

Auszubildende von heute sind die Fachkräfte von morgen! Deshalb wird bei dem Softwarelizenzberater CCP besonders viel Wert auf ein gutes Ausbildungsprogramm gelegt. Dabei geht es der CCP nicht nur um die reine Wissensvermittlung sondern auch darum, den Berufseinsteigern Orientierungshilfen und Arbeitsmethoden an die Hand zu geben. Dies erfordert viel Zeit – oder aber ein geeignetes Tool. Den kompletten Eintrag lesen…

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Mindjet on Tour: Kopenhagen, Oslo, Stockholm, Helsinki

MindManager Präsentationen vom 17. – 20. März 2015

Mindjet startet gemeinsam mit dem schwedischen Vertragspartner und Distributor Trigono eine Roadshow durch Nordeuropa. Die Teilnehmer lernen dabei vor allem die neuste MindManager Version kennen: von den grundlegenden Mapping-Funktionen, über die zahlreichen Erweiterungen für Projekt- und Aufgabenmanagement bis hin zu den entsprechenden Vorteilen für Einzelnutzer und Teams im konkreten Arbeitsalltag.


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Innovation als Lebenselixier

„61 Prozent der Unternehmer halten Innovationen für lebenswichtig“ *

Opinion-Statement von Jörg Steiss, Mindjet Regional VP DACH, Eastern Europe & Nordics

Immer häufiger ist von sozialen Unternehmensnetzwerken die Rede. Handelt es sich dabei schlicht um eine Modeerscheinung oder sind sie ein echtes technologisches Werkzeug, mit dem Mitarbeiter ihre Kommunikation und Arbeitsweise im Arbeitsalltag verbessern können? Klar ist: In sozialen Unternehmensnetzwerken sind Unmengen von für das Unternehmen wertvollen Daten – insbesondere Ideen – verfügbar. Allerdings müssen diese auch systematisch erschlossen werden. Wie können Unternehmen also einen Schritt weitergehen und sich die darin enthaltenen Innovationspotenziale zunutze machen? Den kompletten Eintrag lesen…

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Download Whitepaper – Der visuelle Ansatz für besseres Projektmanagement

Laden Sie sich jetzt das Whitepaper DER VISUELLE ANSATZ FÜR BESSERES PROJEKTMANAGEMENT der Mindjet Experten Felicity Wohltman und Dr. Steven Bashford herunter.

Sie werden erfahren, wie visuelles Business-Information-Mapping Ihr Projektmanagement deutlich verbessert und MindManager Software dieses Leistungsspektrum insbesondere im Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit noch erweitert.
Download hier

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